Esta rotina é acionada automaticamente toda vêz que um funcionário da biblioteca dá entrada à área de acesso restrito do PHL através do fornecimento de seu "login" e senha de acesso. Tada vez que isto acontece, o PHL dispara uma busca nas bases de dados de empréstimos e reservas em busca de avisos pendentes e grava estes avisos em uma base de dados de e-mails pendentes (XXX_eml).
É acionada também automaticamente, toda vêz que um objeto de reserva com lista de espera é devolvido. Neste caso, é gerado um aviso de disponibilidade para o próximo usuário da lista de espera.
Havendo pendências de e-mail, o funcionário será alertado através de um ícone
que será apresentado no menu de sua área de trabalho, ficando ativo até que os e-mails sejam enviados. Para o envio de e-mails basta um clique sobre este ícone que o processo de envio é iniciado.
Após concluído o processo de envio, o PHL apresentará um link para a confirmação de envio. Esta confirmação é necessária para que o PHL possa atualizar a base de dados de e-mails para que aqueles avisos não sejam enviados outras vezes. Caso o funcionário não confirme o envio, a lista continuará ativa e um novo clique sobre o ícone de envio irá duplicar o envio.
Os avisos de atraso, de vencimento e de disponibilidade são gerados uma única vez. Se houver envios duplicados é devido a falta de atenção por parte de funcionário ao concluir o envio.
Exigências para o funcionamento da rotina de e-mail
- Ter uma conexão com a internet;
- Ter um servidor Web, com suporte PHP, para hospedar o script de envio (mail.php). (para os usuários do PHL "localhost", a InfoArte dispõe de um servidor para o acionamento desta rotina. Este serviço é prestado mediante assinatura anual)
- Ter indicado no campo #220 da base de dados de "Configuração do Sistema" a URL ou DNS do servidor que irá acionar o script de envio de e-mails;
- Ter configurado os textos que serão agregados às mensagens de envio. Esta configuração é feita através do fornecimento do texto nos campos #648,#649 e #650 do formulário da base de dados de "Configuração da Biblioteca".
- Ter cadastrado o endereço de e-mail de cada usuário no campo #714 da base de dados de usuários;
- Ter um "login" de acesso com permissão para execução desta rotina. (Somente os funcionários cujo login de acesso tenha sido criado com a permissão de envio de e-mails é que irão visualizar o ícone de envio e poderão acionar esta rotina. Se esta permissão não for atribuída a nenhum funcionário o ícone de envio nunca será apresentado e consequentemente, os e-mails, nunca poderão ser enviados.);
- Atribuir permissão de envio somente a um funcionário da biblioteca, o qual ficará responsável pelo acionamento e controle dos e-mails enviados. Esta recomendação se justifica por evitar duplicidades no envio e para poder monitorar os casos de usuários que reclaman pelo não recebimendo dos avisos da biblioteca.
- Marcar a lista de e-mails enviados e colar em um arquivo para controle dos envios.(O PHL sempre apresenta a lista de envio contendo o nome do usuário, o endereço de e-mail para qual o aviso foi enviado ou uma mensagem de alerta informando que o endereço de e-mail fornecido pelo usuário é inválido ou desconhecido.);
- Aviso de Atraso
Informamos que o objeto descrito abaixo se encontra com prazo de devolução vencido. - Aviso de Vencimento (lembrete)
Informamos que prazo de empréstimo para o objeto descrito abaixo vencerá amanhã. - Aviso de Reserva (disponibilidade)
Informamos que o objeto descrito abaixo se encontra disponível para empréstimo.
O PHL irá compor cada aviso, inserindo automaticamente o nome do destinatário, o texto da mensagem previamente definido para cada caso, a referência bibliográfica do documento e os dados do remetente obtido a partir da base de dados de configuração da biblioteca.